EXECUTIVO E SECRETÁRIA: POR QUE JUNTOS?

 

Historicamente executivo e secretária sempre formaram uma dupla no trabalho. O que constatamos é que, do ponto de vista de desenvolvimento do trabalho dessa dupla, predominam os programas que contemplam isoladamente ou o executivo ou a secretária. Já em outros países, tais como Estados Unidos e Inglaterra, o treinamento conjunto do executivo e secretária faz parte dos planos de desenvolvimento gerencial, especialmente nas empresas de grande porte.No Brasil de hoje essa tendência é bastante animadora, especialmente me função dos seguintes fatos:

• Em algumas empresas a oferta de treinamento só para Gerentes atingiu um nível de exaustão de tal ordem que se torna necessária a introdução de novas metodologias que convençam esses Gerentes (e seus superiores) que treinamento pode trazer mudanças objetivas.

• A função de secretária vem cada vez mais se enobrecendo e necessitando de treinamento nas áreas de trabalho comuns com o executivo.

• Em geral a motivação das secretárias para participar de programas de treinamento e buscar efetivamente a mudança – especialmente em "assuntos mais nobres" – é bastante superior à dos executivos, na maioria das empresas.

• A secretária como pessoa mais próxima, naturalmente desenvolve um conhecimento ímpar do trabalho do executivo, facilitando enormemente a delegação e a implantação de quaisquer novas idéias.

• No processo de mudança, uma das fases mais importantes é a de follow-up/acompanhamento; e neste aspecto a maior disciplina da secretária é fundamental e benéfica para o executivo.

• A "era da administração participativa" vem diminuindo a distância entre executivo e secretária, facilitando a execução de atividades que envolvam a dupla, simultaneamente.

• Boa parte dos executivos já compreendeu que é fundamental uma melhor instrumentação gerencial da sua secretária, que detém uma grande dose de poder informal na organização.

• As próprias secretárias já não se satisfazem mais em participar de programas de treinamento que enfatizam boas maneiras, redação, postura etc; elas clamam pelo enriquecimento do seu cargo.

• A unidade de treinamento só tem a ganhar, do ponto de vista de visibilidade, programando atividades que envolvam executivo e secretária. Além dos resultados, vale salientar que as secretárias não economizam elogios quando as coisas correm bem (e treinamento precisa desse marketing).

Estes fatores parecem indicar a necessidade de treinamento conjunto executivo/secretária. Quais seriam as condições ideais para que este treinamento pudesse ocorrer, ou como torná-lo possível e viável:

a) que houvesse uma disposição clara da organização em fortalecer a função da secretária, inclusive com aumento do nível de delegação, enriquecimento de tarefas e mudança de status.
b) que o assunto objeto de treinamento fosse algo que fizesse parte do dia-a-dia do executivo e no qual a secretária pudesse ajudar ou influenciar (Administração do Tempo, por exemplo). O processo de identificação dos assuntos/temas deve envolver, obrigatoriamente, a dupla.
c) que a metodologia do programa seja orientada para o fornecimento de informações e instrumentos para a secretária relativos aos temas selecionados, de modo que quaisquer sugestões possam, de imediato, ser propostas à chefia.
d) que executivo e secretária estejam lado a lado apenas durante o período em que se estabelece as "regras do jogo" para o trabalho da dupla. Em alguns casos, pode-se passar um filme curto ou comentar o processo de feedback.
e) que o responsável pela execução do programa tenha credibilidade para fazê-lo, tanto junto aso executivos como perante a secretária (concordamos que isto não é fácil).
f) que o "convencimento" relativo à presença do executivo na parte final do treinamento seja desenvolvido especialmente pelas secretária, ficando a unidade de treinamento apenas com a função de apoio e acompanhamento.
g) que o treinamento não seja abordar um só assunto e uma única vez. É importante que haja uma seqüência de temas, com objetivos claros e que as datas estejam previamente definidas ao longo do ano (afinal a dupla é muito ocupada).
h) que não se misture na mesma turma secretárias de muitos níveis hierárquicos; sugerimos dois níveis, pois isto permitirá o intercâmbio de experiências e sinergia, sem ferir suscetibilidades hierárquicas.
i) finalmente que, após 4/5 temas, seja programada uma avaliação do programa, envolvendo executivos e secretárias, separadamenteImaginamos 8 horas de duração total para cada tema. Os temas que nos parecem mais adequados: Negociação, Administração de Conflitos, Administração do Tempo, Papéis e Funções do Executivo e Secretária, Processo Decisório, Delegação, Redução de Custos, Informática: A Interação Executivo e Secretária.

Consideramos importante evitar a presença lado a lado em sala de aula do executivo e secretária, pois tal estratégia ainda é inibidora. O ideal é reservar o período final do treinamento para um contato a dois, com privacidade, quando então a secretária apresentará sugestões para mudança quanto ao tema em questão e tentará definir um programa de trabalho de comum acordo (elaborando o chamado contrato técnico/psicológico).

É nossa profunda convicção que uma das iniciativas mais inovadoras e de mais rápido retorno é o treinamento da dupla executivo/secretária. A nosso lado estão os Gerentes de Treinamento de mais de 50 empresas clientes que desenvolveram programas semelhantes.